Vorteile einer Vollmacht fürs Schliessfach

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Der Unterschied zwischen Einzel- und Kollektivautorisierung

Ein Schliessfach bei Swiss Gold Safe in der Schweiz oder in Liechtenstein bietet viele Vorteile – etwa bei der sicheren und bankenunabhängigen Verwahrung von Edelmetallen, Dokumenten, Schmuckstücken, Uhren oder anderen Sachwerten. Kunden, die nicht selbst vor Ort sein können um Ein- und Auslagerungen vorzunehmen, können sich von Personen ihres Vertrauens vertreten lassen. Dazu wird eine Vollmacht benötigt. Zu unterscheiden ist dabei zwischen einer Einzel- und einer Kollektivautorisierung. Welche Besonderheiten die verschiedenen Berechtigungen im Detail aufweisen und in welchen Situationen sie benötigt werden, darüber informiert dieser Artikel.

Bei einer Schliessfachvollmacht handelt es sich um ein Dokument, das vom Inhaber des Schliessfachs erstellt und unterzeichnet wird. Es berechtigt die namentlich eingetragenen Personen, zur Betreuung des Schliessfachinhalts, etwa um Gegenstände zu entnehmen oder hinzuzufügen. Dabei handeln die autorisierten Personen im Auftrag des Vertragspartners. Sie können zudem selbstständig Termine zum Besuch des Schliessfachs beim Anbieter buchen. Je nachdem ob die Autorisierung einen einzelnen Vertreter betrifft oder mehrere Vertrauenspersonen berücksichtigt werden, bestehen für den Zugriff des Tresorfachs unterschiedliche Nutzungsbedingungen und Sicherheitsstufen. So können Schliessfächer bei einer Kollektiv-Berechtigung nur unter Anwesenheit mindestens einer weiteren berechtigten Person geöffnet werden. Diese Form der gemeinschaftlichen Vollmacht schafft daher eine erhöhte Sicherheit. Dies ist nur ein Punkt von vielen, weshalb das private Schliessfach eine Alternative zum Bankschliessfach darstellt. Ausschlaggebend sind ebenfalls die Kriterien der Schliessfachauswahl.

Mehr Flexibilität mit einer Vollmacht für den Schliessfachinhaber

Heutzutage werden in einem privaten Schliessfach vielfach Vermögenswerte über einen längeren Zeitraum hinterlegt, die als eiserne Reserve dienen sollen oder zur Absicherung des Ehepartners, der Kinder oder Enkelkinder. Und nicht immer ist es dem Inhaber möglich, sein Schliessfach persönlich zu verwalten. Ist der Hauptvertragspartner verhindert oder aus anderen Gründen nicht in der Lage auf den Inhalt zuzugreifen, kann er anderen Personen den Zutritt zum Schliessfach ermöglichen. Dazu muss der Schliessfachinhaber vorgängig eine schriftliche, unterzeichnete Vollmacht hinterlegen.

Durch die Vollmacht erhalten Vertrauenspersonen selbstständigen Zugriff auf das bankunabhängige Schliessfach in der Schweiz oder das bankunabhängige Schliessfach in Liechtenstein.

Doch eine solche Schliessfach-Autorisierung enthält nicht nur die Namen, Geburtsdaten und die Postadressen der berechtigten Personen. Sie stellt zudem sicher, dass jeder Besucher korrekt identifiziert werden kann. Ermöglicht wird dies durch einen Personenabgleich mit in echtheitsbestätigter Kopie hinterlegten Ausweisdokumenten. Auf diese Weise wird vermieden, dass unbefugte Personen Zugang zum Schliessfach erhalten.

Unterschied zwischen Vollmacht Schliessfach einzeln und kollektiv

Schliessfachinhaber, die eine Vollmacht ausstellen möchten, haben die Wahl zwischen einer Einzelautorisierung oder einer Kollektiv-Vollmacht. Die einzelne Autorisierung berechtigt eine bestimmte namentlich eingetragene Person zur Alleinvertretung. Das bedeutet, dass neben dem Vertragspartner diese Person alleine – also ohne weitere Person – Handlungsvollmachten für Schliessfachbewegungen hat und Zugangstermine vereinbaren kann.

Bei einer kollektiven Vollmacht erhält eine Person nur zusammen mit einer anderen bevollmächtigten Person Zugriff auf den Schliessfachinhalt und kann Termine buchen. Ebenso wie bei der Einzelautorisierung, wird jeder mit Kollektivvertretung namentlich erfasst und beim Kunden hinterlegt. Also können Personen mit einer Kollektivautorisierung nur gemeinschaftlich, also mindestens zu zweit Schliessfachbewegungen vornehmen.

Erhöhte Sicherheit bei Kollektiv Autorisierung Schliessfach

Mit einer Kollektiv-Vollmacht kann der Vertragspartner sicherstellen, dass niemals eine autorisierte Person allein Zugang zum Schliessfach bekommt. Die Gemeinschaftsautorisierung sieht vor, dass immer mindestens zwei Personen anwesend sind, wenn das Schliessfach geöffnet wird. Diese Vorgehensweise erhöht die Sicherheit der hinterlegten Sachwerte. Denn Swiss Gold Safe als Betreiber hat weder die Pflicht noch die materielle Berechtigung den Schliessfachinhalt zu kontrollieren. Dies obliegt ausschliesslich dem Vertragspartner oder dessen Bevollmächtigte.

Wissenswert ist in diesem Zusammenhang, dass die gemeinschaftliche Schliessfachöffnung auch dann erfüllt ist, wenn eine Person mit einer Kollektiv-Vollmacht und eine weitere mit Einzelautorisierung anwesend sind.

Wie kann eine Vollmacht erteilt werden?

Schliessfachinhaber können vertrauensvolle Personen ausschliesslich über das gesonderte Autorisierungsformular von Swiss Gold Safe in ihrem Namen befugen. Dazu muss der Vertragspartner das komplett ausgefüllte und eigenhändig im Original unterschriebene (sogenannte „wet signature“) Formular an Swiss Gold Safe senden. Es muss die vollständigen Namen, die Wohnadressen und Erreichbarkeiten der jeweiligen Personen enthalten. Damit die Vollmacht Gültigkeit erhält, werden zudem echtheitsbestätigte Ausweiskopien sowie eine Originalunterschrift (sogenannte „wet signature“) der zu autorisierenden Personen benötigt.

Alternativ können Vollmachten auch direkt vor Ort bei Swiss Gold Safe in der Schweiz oder in Liechtenstein ausgefüllt und übergeben werden, wenn die zugriffsberechtigten Personen ebenfalls anwesend sind und sich mit einem Lichtbilddokument ausweisen können.

Welche Dokumente werden zur Erteilung einer Vollmacht benötigt?

Je nachdem, ob eine Einzelvollmacht oder eine Kollektivautorisierung per Post eingesandt oder persönlich übergeben wird, werden neben dem Formular weitere Dokumente benötigt. Zur postalischen Legitimierung reicht eine echtheitsbestätigte Ausweiskopie der Person/en aus, die den Zugriff zum Schliessfach per Vollmacht erhalten soll/en.

Eine echtheitsbestätigte Ausweiskopie kann heutzutage in vielen Ländern bei jeder Poststelle, der Hausbank oder der Gemeindeverwaltung erstellt werden. Diesen Service bieten in aller Regel ebenfalls Notariate oder Anwaltskanzleien an. Zu diesem Zweck wird der amtliche Ausweis kopiert und die Kopie anschliessend mit Stempel und Unterschrift im Original der ausfertigenden Stelle versehen, wodurch die Echtheit des Dokuments bestätigt wird.

Bei einer Vorort-Vollmacht bei Swiss Gold Safe müssen sich die Vertrauenspersonen mit einem gültigen Pass oder einer ID-Karte ausweisen. Eine Kopie des Ausweisdokuments wird dann von Swiss Gold Safe erstellt und zusammen mit dem Autorisierungsformular hinterlegt.

Wie kann eine Vollmacht entzogen werden?

Der Schliessfachinhaber kann seine einmal erteile Vollmacht jederzeit auch widerrufen. Ein Entzug der Autorisierungsrechte muss ebenfalls schriftlich erfolgen. Hierfür enthält das Autorisierungsformular einen gesonderten Bereich, der vom Kunden unterschrieben werden muss. Sobald die Unterschrift vorliegt, erhalten ehemals autorisierte Personen keinen Zugriff mehr auf das Schliessfach. Der Schliessfachinhaber kann die Vollmacht zudem auch per einfachem, formlosem Brief oder per Email entziehen.

Zugang nur mit Schliessfachschlüssel oder Code!

Ganz gleich ob es sich um den Vertragspartner handelt oder eine bevollmächtigte Person, zur Öffnung des Schliessfachs wird in jedem Fall ein originaler Schliessfachschlüssel oder der Öffnungscode benötigt. Kunden erhalten bei Vertragsabschluss grundsätzlich alle Schlüssel (zwei Stück). Swiss Gold Safe behält keine Dritt- oder Ersatzschlüssel. Das ist Teil des Konzepts zur Sicherheit und Privatsphäre bei Schliessfächern.

Da Swiss Gold Safe aus Sicherheitsgründen kein Schlüsseldepot für Kunden unterhält, müssen Berechtigte entweder einen Schlüssel mitbringen oder diesen anderweitig hinterlegen. Dazu bietet sich ein externer Dienstleister an sowie ein ortsansässiger Anwalt oder Notar. Erfahren Sie mehr zu externen Schlüsseldepots für Schliessfächer.

Die Autorisierung fürs Schliessfach in der Übersicht

Kunden, die ein bankenunabhängiges Schliessfach bei Swiss Gold Safe in der Schweiz oder in Liechtenstein unterhalten, können vertrauensvolle Personen mit der Betreuung des Schliessfachs beauftragen.
Dazu wird eine schriftliche Vollmacht auf dem Formular von Swiss Gold Safe benötigt, die beim Schliessfachanbieter hinterlegt ist.
Je nachdem, ob eine oder mehrere Personen Zugriff auf den Schliessfachinhalt erhalten sollen, kann zwischen einer Einzelvollmacht und einer Kollektivautorisierung gewählt werden.
Eine Kollektiv-Vollmacht sieht die Öffnung des Schliessfachs durch mindestens zwei autorisierte Personen vor. Dadurch erhöht sich für den Vertragspartner die Sicherheit.
Schliessfachvollmachten können über das Autorisierungsformular von Swiss Gold Safe erstellt werden. Sie lassen sich postalisch versenden oder persönlich vor Ort erstellen.
Für den postalischen Versand wird eine echtheitsbestätigte Ausweiskopie für jeden Berechtigten benötigt. Bei einer Ausstellung vor Ort legen persönlich anwesende Vertreter ihre Ausweisdokumente zum Kopieren vor.
Der Vertragspartner kann seine Vollmacht jederzeit widerrufen. Dies ist direkt im Autorisierungsformular, per Post oder Email möglich.
Schliessfachinhaber oder Vertretungen benötigen für den Zugriff auf den Inhalt grundsätzlich einen originalen Schliessfachschlüssel oder den Öffnungscode.