Avantages d'une procuration pour le coffre-fort
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La différence entre l'autorisation individuelle et l'autorisation collective
Un coffre-fort chez Swiss Gold Safe en Suisse ou au Liechtenstein offre de nombreux avantages – par exemple pour la conservation sûre et indépendante des banques de métaux précieux, de documents, de bijoux, de montres ou d’autres valeurs matérielles. Les clients qui ne peuvent pas se rendre eux-mêmes sur place pour effectuer des dépôts et des retraits peuvent se faire représenter par des personnes de confiance. Pour cela, une procuration est nécessaire. Il convient de distinguer entre une autorisation individuelle et une autorisation collective. Cet article présente en détail les particularités des différentes autorisations et les situations dans lesquelles elles sont nécessaires.
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Une procuration de coffre-fort est un document établi et signé par le propriétaire du coffre. Elle autorise les personnes dont le nom figure sur la procuration à s’occuper du contenu du casier, par exemple pour retirer ou ajouter des objets. Les personnes autorisées agissent alors sur mandat du cocontractant. Elles peuvent en outre réserver elles-mêmes des rendez-vous auprès du fournisseur pour visiter le casier. Selon que l’autorisation concerne un seul représentant ou que plusieurs personnes de confiance sont prises en compte, l’accès au compartiment du coffre-fort est soumis à des conditions d’utilisation et à des niveaux de sécurité différents. Ainsi, dans le cas d’une autorisation collective, les casiers ne peuvent être ouverts qu’en présence d’au moins une autre personne autorisée. Cette forme de procuration collective crée donc une sécurité accrue. Ce n’est qu’un point parmi d’autres qui explique pourquoi le coffre-fort privé constitue une excellente alternative au coffre-fort bancaire. Les critères de sélection du casier sont également décisifs.
Plus de flexibilité avec une procuration pour coffre-fort
De nos jours, les valeurs patrimoniales sont souvent déposées dans un coffre-fort privé pour une longue période, afin de constituer une réserve d’argent ou de protéger le conjoint, les enfants ou les petits-enfants. Et le propriétaire n’a pas toujours la possibilité de gérer personnellement son coffre-fort. Si le contractant principal a un empêchement ou n’est pas en mesure d’accéder au contenu pour différentes raisons, il peut permettre à d’autres personnes d’accéder au coffre-fort. Pour ce faire, le titulaire du coffre-fort doit préalablement déposer une procuration écrite et signée.
Cette procuration permet à des personnes de confiance d’accéder de manière autonome au coffre-fort indépendant des banques en Suisse ou au coffre-fort indépendant des banques au Liechtenstein.
Mais une telle autorisation de coffre ne contient pas seulement les noms, les dates de naissance et les adresses postales des personnes autorisées. Elle garantit également que chaque visiteur peut être correctement identifié, ce qui est rendu possible par une comparaison avec les documents d’identité déposés en copie certifiée conforme. De cette manière, on évite que des personnes non autorisées aient accès au coffre.
Différence entre procuration pour coffre individuelle et collective
Les détenteurs de coffres qui souhaitent établir une procuration ont le choix entre une autorisation individuelle ou une procuration collective. La procuration individuelle autorise une personne déterminée et nommément inscrite à représenter seule le locataire du coffre-fort. Cela signifie qu’en plus du partenaire contractuel, cette personne dispose seule – donc sans aucune autre personne – de pouvoirs d’action pour les mouvements de coffre-fort et peut convenir de dates d’accès.
Dans le cas d’une procuration collective, une personne n’a accès au contenu du coffre-fort et ne peut réserver des rendez-vous qu’avec une autre personne mandatée. Tout comme pour l’autorisation individuelle, chaque personne ayant une procuration collective est enregistrée nominativement et déposée auprès du client. Ainsi, les personnes disposant d’une autorisation collective ne peuvent effectuer des mouvements de coffre-fort que collectivement, c’est-à-dire au moins à deux.
Sécurité accrue en cas d'autorisation collective pour coffre-fort
Avec une autorisation collective, le partenaire contractuel peut s’assurer que jamais une personne autorisée n’aura accès seule au casier. L’autorisation collective prévoit qu’au moins deux personnes soient toujours présentes lors de l’ouverture du coffre. Cette procédure renforce la sécurité des valeurs matérielles déposées. En effet, en tant qu’exploitant, Swiss Gold Safe n’a ni l’obligation ni l’autorisation matérielle de contrôler le contenu du coffre-fort. Cette tâche incombe exclusivement au partenaire contractuel ou à son mandataire.
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Il est utile de savoir que l’ouverture collective du coffre-fort s’applique également lorsqu’une personne disposant d’une procuration collective et une autre disposant d’une autorisation individuelle sont présentes.
Comment une procuration peut-elle être donnée ?
Les titulaires de coffres-forts peuvent autoriser des personnes de confiance en leur nom uniquement via le formulaire d’autorisation séparé de Swiss Gold Safe. Pour ce faire, la partie contractante doit envoyer à Swiss Gold Safe le formulaire dûment rempli et signé en original de sa propre main (ce que l’on appelle la « wet signature »). Le document doit contenir les noms complets, les adresses du domicile et les coordonnées des personnes concernées. Pour que la procuration soit valable, il faut en outre des copies de pièces d’identité authentifiées ainsi que la signature originale (dite « wet signature ») des personnes à autoriser.
Alternativement, les procurations peuvent être remplies et remises directement sur place chez Swiss Gold Safe en Suisse ou au Liechtenstein, si les personnes autorisées sont présentes et peuvent justifier de leur identité au moyen d’un document avec photo.
- Bon à savoir : L'assurance du coffre-fort reste valable sans changement si vous déposez des procurations pour votre coffre-fort.
Quels sont les documents nécessaires à l'établissement d'une procuration ?
Selon qu’une procuration individuelle ou une autorisation collective est envoyée par la poste ou remise en main propre, d’autres documents sont nécessaires en plus du formulaire. Pour la légitimation par voie postale, une copie certifiée conforme de la pièce d’identité de la ou des personnes qui doivent obtenir l’accès au coffre-fort par procuration suffit.
Dans de nombreux pays, il est aujourd’hui possible d’obtenir une copie certifiée conforme d’une pièce d’identité auprès de n’importe quel bureau de poste, de la banque locale ou de l’administration communale. En règle générale, les études de notaires ou les cabinets d’avocats proposent également ce service. Pour ce faire, la pièce d’identité officielle est copiée et la copie est ensuite munie du cachet et de la signature de l’original du service émetteur, ce qui confirme l’authenticité du document.
En cas de procuration sur place auprès de Swiss Gold Safe, les personnes de confiance doivent s’identifier avec un passeport ou une carte d’identité en cours de validité. Une copie de la pièce d’identité est alors établie par Swiss Gold Safe et déposée avec le formulaire d’autorisation.
Comment une procuration peut-elle être retirée ?
Le titulaire du coffre-fort peut révoquer à tout moment la procuration qu’il a accordée. Le retrait des droits d’autorisation doit se faire par écrit. Le formulaire d’autorisation contient à cet effet une section séparée qui doit être signée par le client. Dès que la signature a été apposée, les personnes anciennement autorisées n’ont plus accès au coffre-fort. Le titulaire du casier peut en outre révoquer la procuration par simple lettre informelle ou par e-mail.
- Remarque : la procuration ne s'éteint pas avec le décès ou la déclaration d'absence du cocontractant, ni avec son incapacité civile ou sa faillite. Dans ces cas, des dispositions légales étendues s'appliquent toutefois. Vous pouvez en savoir plus à ce sujet dans l'article Casier en cas de décès.
Accès avec la clé du casier ou le code !
Qu’il s’agisse du partenaire contractuel ou d’une personne mandatée, une clé de casier originale ou le code d’ouverture sont dans tous les cas nécessaires pour ouvrir le coffre. Les clients reçoivent en principe toutes les clés (deux pièces) lors de la conclusion du contrat. Swiss Gold Safe ne conserve aucune clé tierce ou de rechange. Cela fait partie du concept de sécurité et de confidentialité des casiers.
Comme Swiss Gold Safe ne gère pas de dépôt de clés pour les clients pour des raisons de sécurité, les personnes autorisées doivent soit apporter une clé, soit la déposer dans un autre endroit. Pour cela, il est possible de faire appel à un prestataire de services externe ainsi qu’à un avocat ou un notaire local.
- Ne pas oublier sa carte d'identité : Les personnes autorisées à accéder au coffre-fort doivent présenter une pièce d'identité valable ou une carte d'identité à chaque visite si elles souhaitent avoir accès au coffre-fort du partenaire contractuel. La pièce d'identité est comparée avec les documents d'autorisation déposés.
Procuration pour le coffre-fort : l'essentiel
- Les clients qui gèrent un coffre-fort indépendant des banques auprès de Swiss Gold Safe en Suisse ou au Liechtenstein peuvent charger des personnes de confiance de s'occuper du coffre-fort.
- Pour cela, il faut une procuration écrite sur le formulaire de Swiss Gold Safe, déposée auprès du fournisseur du coffre-fort.
- Selon qu'une ou plusieurs personnes doivent avoir accès au contenu du coffre-fort, il est possible de choisir entre une procuration individuelle et une autorisation collective.
- Une procuration collective prévoit l'ouverture du casier par au moins deux personnes autorisées. Cela augmente la sécurité pour le partenaire contractuel.
- Les procurations pour coffre-fort peuvent être établies via le formulaire d'autorisation de Swiss Gold Safe. Elles peuvent être envoyées par courrier ou établies personnellement sur place.
- Pour l'envoi postal, une copie certifiée conforme de la pièce d'identité de chaque personne autorisée est nécessaire. En cas d'émission sur place, les représentants présents en personne présentent leurs documents d'identité et la copie est effectuée par les employés de Swiss Gold Safe.
- Le contractant peut révoquer son autorisation à tout moment. Cela est possible directement dans le formulaire d'autorisation, par courrier ou par e-mail.
- Les détenteurs de casiers ou les représentants ont en principe besoin d'une clé originale du casier ou du code d'ouverture pour accéder au contenu.